Welche Unterlagen müssen bei Entsendungen oder Arbeitskräfteüberlassungen bereitgehalten werden? | A

Zunächst muss geklärt werden, ob es sich um eine Entsendung des Arbeitnehmers oder um eine Arbeitskräfteüberlassung nach Österreich handelt, da je nachdem unterschiedliche Meldeunterlagen bereitzuhalten sind.

Eine Entsendung liegt vor, wenn ein Arbeitgeber zur Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung vorübergehend seine Mitarbeiter an einem anderen Arbeitsort einsetzt. Die entsandten Arbeitnehmer setzen ihre Arbeitskraft für ihren Arbeitgeber (Entsendeunternehmen) ein.

Arbeitskräfteüberlassung liegt hingegen vor, wenn ein Arbeitgeber (Überlasser) seine Arbeitnehmer einem Dritten (Beschäftiger) auf Grund eines Überlassungsvertrages zur Verfügung stellt. Der Beschäftiger wird dadurch aber nicht zum Arbeitgeber für die überlassenen Arbeitnehmer. Eine Überlassung liegt insbesondere dann vor, wenn der überlassene Arbeitnehmer für die Dauer der Überlassung in den Betrieb des Beschäftigers bzw. in die betrieblichen Arbeitsabläufe eingegliedert ist und dessen Fachaufsicht und Weisungen unterliegt.

Unternehmen, die ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der EU, des EWR oder der Schweiz haben, müssen die Entsendung oder Überlassung der Arbeitnehmer vor Beginn der Arbeiten in Österreich der sogenannten Zentralen Koordinationsstelle für die Kontrolle der illegalen Beschäftigung mittels Formular ZKO 3 (für die Entsendung) oder ZKO 4 (für die Überlassung) melden.

Die oben genannten Meldeunterlagen sowie Lohnunterlagen der entsandten/überlassenen Arbeitnehmer müssen während der gesamten Entsendung/Überlassung in Österreich bereitgehalten werden. Diese Pflicht trifft bei Entsendungen den Arbeitgeber des Entsendeunternehmens und bei Überlassungen den Beschäftiger in Österreich. Die Unterlagen können zum Zeitpunkt der Kontrolle in Österreich auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Widrigenfalls drohen hohe Geldstrafen.

Pflicht zur Bereithaltung von Meldeunterlagen

Folgende Unterlagen müssen jederzeit vorgelegt werden können:

• eine Abschrift der Entsendemeldung (ZKO 3) oder Überlassungsmeldung (ZKO 4) sowie allfällige Meldungen über nachträgliche Änderungen (Änderungsmeldung), und sofern für die entsandten/überlassenen Arbeitskräfte in Österreich keine Sozialversicherungspflicht besteht,
• das Sozialversicherungsdokument A1 (Bestätigung, dass die entsandten/überlassenen Arbeitskräfte bereits im Entsendestaat versichert sind) oder zumindest gleichwertige Unterlagen in deutscher Sprache.

Kann der Arbeitgeber/Überlasser zum Zeitpunkt der Erhebung durch Nachweise in deutscher Sprache belegen, dass ihm die Erwirkung der Ausstellung dieser Dokumente durch den zuständigen Sozialversicherungsträger vor der Entsendung/Überlassung nicht möglich war, sind gleichwertige Unterlagen in deutscher Sprache bereitzuhalten. Gleichwertige Unterlagen sind zB ein Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung A1 samt Bestätigung des zuständigen Sozialversicherungsträgers, dass der Arbeitnehmer für die Dauer der Entsendung/Überlassung der ausländischen Sozialversicherung unterliegt.

Diese Verpflichtung kann dadurch erfüllt werden, dass die Unterlagen

• entweder direkt am Arbeitsort, im Falle einer Entsendung insbesondere bei einer Ansprechperson am Arbeitsort
• oder im Falle einer Entsendung bei einer Ansprechperson außerhalb des Arbeitsorts (Arbeitnehmer des entsendenden Arbeitgebers oder berufsmäßige Parteienvertreter)
• oder bei einem in Österreich niedergelassenen Wirtschaftstreuhänder, Rechtsanwalt oder Notar (berufsmäßige Parteienvertreter)
• oder in einer Zweigniederlassung in Österreich
• oder in einer österreichischen Mutter- oder Tochtergesellschaft desselben Konzerns bereit liegen.

Die Unterlagen dürfen nur dann an einer dieser Stellen außerhalb des Arbeitsorts bereitgehalten werden, wenn dies vorher in der Meldung der Entsendung oder Überlassung bekanntgegeben wurde.

Pflicht zur Bereithaltung von Lohnunterlagen

Folgende Lohnunterlagen sind in deutscher Sprache bereitzuhalten:

• Arbeitsvertrag (auch in englischer Sprache) oder Dienstzettel
• Lohnzettel
• Lohnzahlungsnachweise oder Banküberweisungsbelege
• Lohnaufzeichnungen
• Arbeitszeitaufzeichnungen
• Unterlagen betreffend die Lohneinstufung (etwa Ausbildung und Vordienstzeiten, wenn dies nach dem Kollektivvertrag bedeutsam ist).

Strafen bei Nichtbereithaltung der Melde- und Lohnunterlagen

Der Arbeitgeber oder Beschäftiger, der nicht dafür sorgt, dass die Meldeunterlagen bereit liegen oder elektronisch zugänglich sind, muss mit Verwaltungs-(Geld-)Strafen bis zu € 10.000 pro Arbeitnehmer rechnen.

Vor allem die Nichtbereithaltung der Lohnunterlagen wird streng geahndet und wird mit Geldstrafen bis zu € 20.000 pro Arbeitnehmer, im Wiederholungsfall bis zu € 50.000 pro Arbeitnehmer bestraft.

Mag. Sabine Skokanitsch