Mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union am 25.05.2018 steht der Datenschutz in Europa auf einheitlichen Beinen. Bisher haben nationale Besonderheiten der harmonisierten Gesetzgebung nichts an den einheitlichen Grundprinzipien geändert. Die Handhabung des Bereichs Datenschutz und die Wirksamkeit der Rechte und Pflichten von Betroffenen und Verantwortlichen waren jedoch vom jeweiligen Land abhängig.

Im Arbeitsleben ist der Datenschutz aber auch nach der Vereinheitlichung von Lokalkolorit geprägt. Deutlich wird dies vor allem bei grenzüberschreitenden Entsendungen.

Betriebsvereinbarungen, Policies und die Praxis

So einheitlich wie in vielen anderen Bereichen wird der Datenschutz im Arbeitsleben jedoch nicht geregelt sein. Die EU hat den Mitgliedstaaten die Möglichkeit gegeben, spezifische Regelungen zum Schutz der Rechte von Beschäftigten zu erlassen. Auch ist es möglich, solche spezifischen Regelungen im Rahmen kollektiver Rechtsgestaltung zu vereinbaren.

Damit sind sowohl für den nationalen Gesetzgeber als auch für Kollektiv- bzw. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen die Schleusen für Sonderregelungen geöffnet. Wenn eine genügend große Anzahl von Beschäftigten von einem Kollektivvertrag erfasst sind, beeinflussen dessen Sonderregelungen auch breite Bevölkerungsgruppen. Für grenzüberschreitend tätige Arbeitgeber ist dadurch ein besonderes Minenfeld eröffnet.
Geht es um Mitarbeiter in Deutschland, sind die Verordnung und dann die deutschen Regelungen in den entsprechenden Gesetzen und Tarifverträgen relevant. Daneben können Sonderregelungen in Betriebsvereinbarungen enthalten sein. Im Vergleich zu österreichischen Beschäftigten bleibt nur die oberste Ebene gleich. Daneben gibt es die österreichischen Gesetze, den Kollektivvertrag und wieder eigene Betriebsvereinbarungen. Daher sollte man nicht vergessen, dass jeder Betrieb auch sein eigenes Süppchen kochen kann.

Der Fragmentierung kann zwar mit unternehmens- oder konzernweiten Policies entgegengewirkt werden, doch auch diese müssen in den Rahmen des lokalen Rechts passen. Oft sind Zusätze für die lokale Niederlassung oder Tochter nötig. Manches braucht zudem die Zustimmung des Betriebsrates, andere Policies widersprechen geltenden Kollektivverträgen. Policies können also die Fragmentierung mildern, nicht jedoch verhindern.

Konzernentsendungen und die Fragmentierung

Dadurch bleibt für den Arbeitgeber ein Problemfeld im Bereich der Konzernentsendung bestehen: die lokalen Besonderheiten der Datenverarbeitung. Was bedeutet dieses Lokalkolorit jedoch für Konzernentsendungen?

Dabei liegt es sowohl am Entsendeunternehmen als auch am Aufnahmeunternehmen, die Daten des Beschäftigten zu verarbeiten. Das Beschäftigungsverhältnis mit dem Entsendeunternehmen bleibt aufrecht, damit auch die Pflicht zur Führung des Personalakts und der damit verbundenen Aufzeichnungen. Beide Unternehmen müssen dazu Mitarbeiterdaten austauschen.

Das aufnehmende Unternehmen hat natürlich die lokalen Bestimmungen des Arbeitsrechts einzuhalten, was jedenfalls Melde- und Aufzeichnungspflichten im Rahmen der Entsendung selbst, aber auch Arbeitszeitbeschränkungen und damit verbundene Aufzeichnungen umfasst. Nicht übersehen werden sollte auch die Behandlung sensibler Daten wie Krankmeldungen.

Datenschutzrechtlich sind bei Entsendung in eine andere Gesellschaft beide Unternehmen gemeinsame Verantwortliche und unterliegen der Verpflichtung, die datenschutzrechtliche Aufteilung der Aufgaben mit einer Vereinbarung zu regeln, die dem betroffenen Mitarbeiter auch offengelegt werden muss. Dabei darf nicht übersehen werden, dass für beide Unternehmen unterschiedliche Regelwerke gelten können, die auch von beiden Stellen beachtet werden müssen. Auch dort, wo innerhalb desselben Unternehmens grenzüberschreitend entsendet wird, sind Unterschiede in den lokalen Datenschutzbestimmungen zu beachten.

Zusammenfassung

Bedeutung erlangt dieses Lokalkolorit im Datenschutz für grundlegende Aufzeichnungen im Arbeitsverhältnis: Zeitaufzeichnungen, Reisekosten- und Spesenabrechnungen, Krankenstandmeldungen etc.
Unternehmen und Konzerne, die regelmäßig Mitarbeiter grenzüberschreitend entsenden, sollten daher für diese Situation vorsorgen und die entsprechenden Regelungen nicht erst im Einzelfall treffen.

Mag. Manuel Boka, Senior Associate