Handschlag: Befristung von Arbeitsverhältnissen

Seit dem 01.01.2019 ist es für Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend, die A1- Bescheinigung für Arbeitnehmer, die entsendet werden, elektronisch zu beantragen.

Das Entsendeformular A1 bescheinigt, welches Sozialsystem für einen Versicherten zuständig ist. So wird vermieden, dass bei einer Entsendung in einen Mitgliedstaat der Europäischen Union, in einen Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder in die Schweiz Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei Staaten fällig werden. Dabei gilt der Grundsatz: „Kein Auslandseinsatz ohne A1-Bescheinigung!“ Die EU- Verordnungen (EG) 883/2004 und (EG) 987/2009 besagen, dass Dienstreisende verpflichtet sind, selbst bei kurzfristigen, eintägigen Dienstreisen/Entsendungen ins Ausland eine A1-Bescheinigung zu beantragen und mit sich zu führen. Für jeden Arbeitseinsatz im Ausland ist die Bescheinigung jeweils neu zu beantragen; es ist keine Dauerbescheinigung für mehrfache kurze Einsätze vorgesehen.

Die Bescheinigung ist vom entsendenden Arbeitgeber – in der Regel passiert dies über die Personalabteilung – einzuholen. Schon seit dem 01.01.2017 besteht die Möglichkeit, A1-Bescheinigungen unmittelbar aus dem Abrechnungsprogramm zu beantragen; seit dem 01.01.2019 ist die elektronische Beantragung für den Arbeitgeber allerdings verpflichtend. Um sicherzustellen, dass im Ausland die Unterlagen anerkannt werden, sendet die ausstellende Stelle die maschinelle A1-Bescheinigung als elektronisches Dokument in das Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers zurück. Dieses Dokument kann dann ausgedruckt und dem Arbeitnehmer übergeben werden. Nur noch in begründeten Einzelfällen kann der Arbeitgeber bis zum 30.06.2019 weiterhin die A1-Bescheinigung mit dem bestehenden Vordruck in Papierform beantragen.

Grundsätzlich ist der Antrag bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers zu stellen. Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert, ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig. Wenn der Arbeitnehmer zusätzlich berufsständisch versorgt ist, ist der Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV) zu senden.

Im Online-Antrag für die A1-Bescheinigung ist die genaue Beschäftigung im Ausland zu beschreiben. Ein Freitextfeld gibt es dafür allerdings nicht. Stattdessen erfolgen diese Angaben im maschinellen Antrag über die Eingabe desselben Tätigkeitsschlüssels wie beim Meldeverfahren. Das maschinelle Verfahren funktioniert im Übrigen nach dem Alles-oder-Nichts-Prinzip: Sind die Angaben nicht vollständig, verweigert der Server die Annahme und der Antrag muss mit den vollständigen Daten erneut gestellt werden.

Krankenkassen und Rentenversicherungsträger haben per Gesetz drei Arbeitstage Zeit, die elektronisch beantragte Bescheinigung an den Arbeitgeber zu übermitteln – vorausgesetzt sie haben festgestellt, dass die deutschen Rechtsvorschriften Anwendung finden.

Viele Unternehmen handhaben diese Vorschriften allerdings nicht besonders streng oder ignorieren sie schlichtweg. Dabei kann es im Ausland durchaus zu Problemen kommen. Erfolgt an der ausländischen Arbeitsstätte eine Kontrolle, kann der Zutritt zum Firmen- oder Messegelände verweigert oder die sofortige Einziehung der Sozialversicherungsbeiträge nach dem Recht des Aufenthaltsstaates angeordnet werden. In zahlreichen Ländern werden Leistungen aus der Unfallversicherung nach einem Arbeitsunfall außerdem nur gegen Vorlage der europäischen Krankenversichertenkarte und der A1-Bescheinigung gewährt.

Im EU-Ausland – insbesondere in Österreich und Frankreich – kommt es teilweise schon zu verstärkten Prüfungen: Mitarbeiter werden an Flughäfen abgefangen oder die Prüfer lassen sich an der Hotelrezeption die Gästeliste zeigen und gehen gezielt auf Geschäftsreisende zu. Kann keine A1 Bescheinigung vorgelegt werden, drohen in einigen Ländern empfindliche Bußgelder für den Arbeitgeber und/oder Arbeitnehmer (z.B. in Frankreich, Griechenland, Kroatien oder Österreich). Derzeit wird allerdings noch von einer Geldstrafe abgesehen, sofern nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor Antritt der Dienstreise beantragt worden ist.

Im Übrigen sind die vorstehend genannten Fälle der Entsendung von Fällen, in denen eine Person gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten erwerbstätig ist abzugrenzen; eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten liegt vor, wenn z.B. ein in Deutschland beschäftigter Arbeitnehmer regelmäßig in Österreich eingesetzt wird. Regelmäßigkeit liegt vor, wenn – bezogen auf die kommenden 12 Monate – davon auszugehen ist, dass der Arbeitnehmer mindestens an einen Tag im Monat oder an mindestens fünf Tagen im Quartal in einem bestimmten Mitgliedstaat arbeitet. Anders als bei einer Entsendung ist bei einer gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten nicht für jeden Arbeitseinsatz im Ausland eine neue A1-Bescheinigung erforderlich. Allerdings wird der Geltungszeitraum einer A1-Bescheinigung auch bei einer gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Staaten aus Prüfzwecken stets begrenzt. Die Zuständigkeit für die A1 Bescheinigung liegt in diesen Fällen bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) und der Antrag hat durch den Arbeitnehmer selbst zu erfolgen.

Weiter ist zu beachten: Auch Selbständige sind bei kurzfristigen Einsätzen im Ausland verpflichtet, eine A1 Bescheinigung mitzuführen.

Dr. Manuela Rauch

Dr. Manuela Rauch
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